¿PUEDEN ELUDIRSE LAS CONSECUENCIAS NEGATIVAS DEL NO DEPÓSITO DE CUENTAS?

 La Ley de Sociedades de Capital obliga a los administradores de las sociedades de capital a presentar para su depósito en el registro Mercantil las cuentas anuales en el plazo del mes siguiente a su aprobación por los socios. Para llegar a ese depósito hay que superar varias etapas; en el frecuente caso de que el ejercicio social coincida con el año natural, los pasos a dar y las fechas límite para ello desde el cierre del ejercicio son:

3 meses para la formulación de las cuentas	31 de marzo
4 meses para la legalización de los libros contables	30 de abril
6 meses para la aprobación de cuentas por la Junta de socios	30 de junio
1 mes tras su aprobación para el depósito en el R. M.	30 de julio

Tanto la formulación de las cuentas, que se presentarán para su aprobación por la junta, como la convocatoria de esta y el posterior depósito de las cuentas aprobadas son misiones del órgano de administración social.

Multas por no realizar el depósito.

El incumplimiento puede dar lugar a la imposición por parte del ICAC de una multa por un importe que va de 1.200 a 6.000 €, en función de la dimensión de la sociedad. En caso de ignorarse los parámetros (si no se ha realizado el depósito no puede saberse las cifras de ventas, activo, etc.) la multa se gradúa de acuerdo con el importe del capital inscrito.

Los administradores sociales, si han actuado negligentemente en el cumplimiento de sus obligaciones, pueden llegar a responder patrimonialmente de esta sanción, previo acuerdo de la junta general, que puede ser adoptado a solicitud de cualquier socio.

Cierre registral

El Reglamento del Registro Mercantil prevé además, que transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social, sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscriba ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito. Se exceptúan los títulos relativos al cese o dimisión de Administradores, Gerentes, Directores generales o Liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la Autoridad judicial o administrativa.

No siempre se produce el cierre

Ante la gravedad de esta penalización, el Reglamento concede un dilatado plazo para que se produzca este cierre registral: un año desde el cierre del ejercicio sin que se depositen las cuentas.

Sin embargo, aún en este último caso, puede que no se llegue a cerrar el Registro a la sociedad incumplidora, porque lo que exige la norma es el depósito de las cuentas debidamente aprobadas, de modo que si no han sido aprobadas por los socios el depósito no puede practicarse. Para este caso el reglamento prevé que: Si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta general, no procederá el cierre registral cuando se acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas, en la que se expresará la causa de la falta de aprobación o mediante copia autorizada del acta notarial de Junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales.

Debemos, no obstante, reflexionar sobre este último aspecto; si ya de por sí, es motivo de alarma el no poder consultar las cuentas de una compañía por no hallarse depositadas, si, además, la causa es que los socios no las han aprobado, la desconfianza hacia esa sociedad, tanto por parte de las entidades financieras, como por clientes y proveedores, puede estar plenamente justificada.

¿Qué consecuencias tiene en el caso de concurso?

El no haber depositado en el Registro Mercantil las cuentas una vez aprobadas de alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración del concurso, supone una presunción de culpabilidad del mismo (art. 165 L.C.)

El depósito de las cuentas no exime de la obligación de legalizar los libros

A pesar de ser dos actos distintos, que persiguen finalidades dispares: la legalización de los libros de contabilidad, la seguridad de que no será manipulados con posterioridad, y el depósito de cuentas, el dar publicidad de la vida económica de la sociedad, a veces, hemos visto confundir ambos.